Tratamiento de datos personales
Carbones del Cerrejón Limited y Cerrejón Zona Norte S.A. en adelante las Sociedades, dando cumplimiento al derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como al derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, lo previsto en la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y el Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
Objeto
Las Sociedades están comprometidas con el respeto y garantía de los derechos de sus empleados, exempleados y terceros en general. Por eso ponen a su disposición el Tratamiento de Datos Personales por el cual se informa de la existencia del Manual de Políticas y Guías, así como de los mecanismos para que ejerza sus derechos a conocer, actualizar, rectificar sus datos personales y revocar la autorización conferida para el tratamiento de los mismos.
Encargado del tratamiento
Las Sociedades, ubicadas en Calle 100 No. 19-54 Piso 12 de la ciudad de Bogotá D.C., han dispuesto para sus empleados y terceros en general como canal de contacto el correo electrónico PPInf@cerrejon.com del Programa de Protección de Información.
Tratamiento de datos personales
Las Sociedades han identificado los datos personales objeto de tratamiento de los que dispone. La recolección y tratamiento de datos personales se realiza para fines lícitos respetando las normas generales, especiales y la autorización dada por el titular sobre los mismos.
Las Sociedades aplicarán las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual asegura que:
a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento las Sociedades adoptarán las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Derechos de los niños, niñas y adolescentes
Las Sociedades garantizan que todos los responsables y encargados involucrados en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velan por el uso adecuado de los mismos. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, que no son de naturaleza pública, cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, las sociedades solicitarán al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización para el tratamiento de datos.
Derechos de los titulares
Las Sociedades se comprometen a respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:
a) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.
b) Obtener copia de la autorización suscrita por éstos en calidad de titulares de los datos.
c) Informar sobre el uso que las Sociedades darán a los datos personales del titular.
d) Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
e) Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de las Sociedades se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, a aquellas que la modifiquen o reglamenten, o a la Constitución.
Vigencia de las bases de datos
El Titular podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
Autorización del titular.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley 1581 de 2012 o aquellas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen, para los casos en que sea necesaria la autorización para el tratamiento se requerirá la autorización previa e informada del titular, la cual será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Mecanismo para ejercer los derechos de consulta y reclamo
Como titular de datos personales, para ejercer sus derechos, podrá enviar un correo electrónico PPInf@cerrejon.com o una comunicación escrita a la calle 100 No. 19-54 Piso 12 de la ciudad de Bogotá, especificando nombres y apellidos, datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto), medios para recibir respuesta a su solicitud, motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo, descripción del derecho que desea ejercer ante Cerrejón, firma y número de identificación. Se debe anexar copia del documento de identidad del titular y los documentos en los que soporte su solicitud y/o vulneración de sus derechos.
